פגישות עסקיות- איך נערכים נכון ומשיגים את המטרות שהצבתם לעצמכם

פגישות עסקיות הם בעצם מיצוי של התהליך העסקי, פגישות אלה מהוות צומת שבסיומו נצא עם עוד הסכמים , לקוחות חדשים ונרחיב את מאגר הספקים . החלטות נכונות ותוצאות טובות בפגישות יש להם מרכיב חשוב בהצלחת הפעילות העסקית שלנו.
בחלק גדול מהמקרים הפגישה היא ארוע נדיר יחסית  במהלך של קשר שכולל תכתובות ,שיחות טלפון וכדו.. . מטרת הפגישה בד"כ היא לסכם את הדברים שנפתחו קודם לכן להגיע להחלטות ודרכי פעולה. כל זאת כמובן בהנחה ששני הצדדים מוצאים את הצד השני כפרטנר שאיתו הם מעוניינים  להמשיך בפעילות משותפת.
קחו לדוגמא , חברה שפניתם אליה על מנת לשווק את מוצריכם , לאחר שעברתם את המחסומים השונים ( מחסום המזכירה ,מחסום אחרי החגים וכו.. ) ויצרתם מספיק עניין , תוזמנו לפגישה. מהלך הפגישה ותוצאותיה יקבעו במידה רבה את הסיכויים להמשך הפעילות עם החברה. נכון איכות המוצרים ומחירם הם בעלי המשקל החשוב ביותר , אך הדינמיקה והרושם שתשאירו בפגישה הן על החברה שאתם מייצגים והן על עצמכם באופן אישי הם בעלי משקל לא מבוטל בייחוד בכל הקשור ליצירת קשרים עסקיים משמעותיים וארוכי טווח.
הדבר מקבל משנה חשיבות , כאשר מדובר בשיתופי פעולה , שותפויות או כאשר מדובר בהצעה של שרותים מקצועיים כמו יעוץ משפטי, חשבונאות , שרותי מיחשוב וכו.. , במקרים אלו עשויה הכימיה והאמון שנוצר במהלך הפגישות העסקיות להיות בעלות אפקט מכריע על המשך הדרך .
במקרים רבים מאד ,מנהלים ובעלי עסקים יוצאים מפגישות עסקיות בתחושה של פספוס ,חמור מכך , הם חשים , במידה רבה של צדק שלא תהיה הזדמנות שנייה . התסכול נובע מכך שכל עבודת ההכנה המקצועית בוצעה באופן איכותי, נעשו שיעורי הבית אבל משהו לא זרם , המסרים לא הועברו , והטיעונים החשובים באמת לא קבלו את המשקל הראוי להם .
אז איך עושים את זה נכון, איך נערכים באופן המוצלח ביותר לפגישות עסקיות ומוודאים כי נמצה את הפוטנציאל הטמון בקשר עם הפרטנר באופן הטוב ביותר.

א.      לימוד והכנה לפגישה – בעידן האינטרנט קל מאד ללמוד על הפרטנר שלנו לפני הפגישה . קראו על החברה ,על עיסוקה, הצלחותיה  וחדשות שהתפרסמו אודותיה  . קראו גם על האדם או האנשים עימם אתם נפגשים . המידע הזה יתרום לכם בארבעה אפיקים עיקריים :
א.      מידע רלוונטי ומעשי שישמש אתכם  לגבי הפרטנר ויכולת לכוון את ההצעות שלכם בהתאם .
ב.      המקצועיות שלכם – הפגנת הידע שלכם תשכנע את הצד השני כי אתם מקצועיים ומתכוננים היטב לפגישות .
ג.       אמצעי לשבירת קרח - ציינו הצלחות של הפרטנר  , החמיאו לכתבה וכו..
ד.      אשליית ההיכרות – התחושה המדומה כי אתם מכירים ... קצת , תרגיע אתכם .
אזהרה ! בשום אופן אסור שיווצר הרושם כי "חקרתם" על הפרטנרים לפגישה , שימוש בנתונים  קצת יותר מדי עלול ליצור אוירה הפוכה מהרצוי ולעורר  חשדנות מהעבר  השני.

ב.      רעיונות והצעות קונקרטיות – מכיוון שאתם אלו שיוזמים את הפגישה , ניתן להניח כי לפחות לכם יש מטרות שאתם רוצים להשיג ממנה . נכון , במקרים רבים המטרה היא פשוט למכור את המוצרים שלנו , אבל גם כאשר מדובר במטרה פשוטה וחד משמעית למדי, חשיבה נוספת תגלה לכם כי הכנה מקצועית מאפשרת לכם להגיע עם מטרות קונקרטיות יותר הנוגעות למוצרים החשובים לכם , שיטות מכירה, יצירת עדיפות אצל הלקוח, מבצעים ,קד"מ וכו..

ברמה הטקטית ,וללא קשר לנושא הפגישה , אני ממליץ כי כיוזמי הפגישה תתחילו אותה כאשר באמתחתכם סל של רעיונות ומטרות להשגה. ואולם , להתחיל לירות את הרעיונות שלכם בצרורות יהיה רעיון גרוע מאד ,במקרה כזה , הרעיונות ימויינו במהירות ע"י הצד השני לטובים וגרועים , סביר שלא יערך דיון על הרעיונות שנשפטו כגרועים ולא תנתן לכם זכות הטעון בעדם , החלק האפקטיבי של הפגישה יסתיים במהרה וגרוע מכך לא תווצר שום דינמיקה של שיתוף פעולה . פגישה בנוייה נכון מתחילה בהצגה עצמית שלכם ובהצגת מטרותיכם . השלב שלאחר מכן ,והחשוב ביותר  הוא שיחה פתוחה אשר  תציף את הצרכים של הלקוחות שלכם . תפקידכם , ללקט את הנקודות בהם הפרטנר מצביע על צרכים ורצונות ולשייך אותם למטרות שלכם  ולמה שאתם ילים להציע לו ועונה על צרכיו. בדרך הזו היכולת של הלקוח לקבל את הרעיון כאשר הוא הגיע ממנו או מתוך השיחה היא רבה לעין ערוך .
הטכניקה : להכניס את המטרות המרכזיות של הפגישה למעין בנק וירטואלי ולשאול את עצמכם במהלך הפגישה ולאחריה  איזה מהם הושגו  ובאיזה עוד נשאר לטפל.
לדוגמא : אם  באתם להציע ביטוח, שיחה עם הלקוח על מערך הביטוחים שלו על הדברים שחשובים לו בביטוח , על הסוכן הנוכחי ועל כאלה שהפסיק לעבוד איתם , על הערכים החשובים בעיניו באופן כללי וכו..  תלמד אתכם על המצב הקיים , על העדפות ועל נק' התורפה ותאפשר לכם לתת הצעה המתאמת לפרטנר שלכם.
או בדוגמא אחרת: אם הגעת להציע קו של  מתנות לחנות לדברי תינוקות , שיחה עם בעלת החנות תלמד אתכם על הדרך שבו היא קונה ומקדמת מוצרים , על הדרך שבו היא בוחנת מה להכניס לחנות ומה לא  ותאפשר לכם לכוון למוצרים המתאימים ללקוחה הספציפית שמולכם .
אכן ,זה נראה מסובך , ולנסיון יש חלק לא קטן ביכולת לשפר את תוצאות הפגישות . יחד עם זאת חשוב להבין שפגישה עסקית היא מעין מיקרוקוסמוס של מע' יחסים . חישבו , את מי הייתם מזמינים לביתכם , את מי שמתחיל אתכם בהערה ברחוב או פרטנר מעניין שישב ובילה אתכם בשיחה קולחת  בבית- קפה.
חשוב להגיד, לא תמיד זה עובד , בחלק מהמקרים ישב מולכם אדם משועמם שיצפה מכם להלהיב אותו ויפזר אנרגיות של סקפטיות לכל עבר , במקרים האלה , ולאחר שכל הקסם שלכם חולף מעל לראשו , צריך פשוט להציג את הנושאים באופן האפקטיבי ביותר , לבדוק קליטה ולנסות לקבל פידבק בסיום כל חלק.

ג. smalltalk-   גם כאן , המינון הוא העיקר , אוירה חיובית היא מרכיב משמעותי מאד בפגישה ,יחד עם זאת , נסיון להתנחמד מדי , עם מי שלא מגיב לאנרגיות שלכם באופן הרצוי יהרוג את הפגישה וחמור מכך יגרום לכם להראות פטתיים בעיני הפרטנר וחמור מכך , בעיני עצמכם . זכרו , אם זה  לא עובד בפעם הראשונה, עזבו , שחקו את המשחק הפורמלי, אם זה ישתחרר בהמשך אתם תדעו לזהות את זה.
גם היכולת לנהל smalltalk  היא יכולת שחלקה טבועה בחלק מאתנו וחלקה נרכשת עם הנסיון .ההמלצה היחידה שאני יכול לתת בעניין זה למתחילים מבינכם , תשתדלו להיות נחמדים ומשוחררים , ותקוו שזה יעבוד.
ולאלה מכם שמצטיינים בSMALLTALK האזהרה חמורה יותר אל תשכחו לאיזה מטרות הגעתם ותזכרו כי אם הלקוח שלכם נשבה מדי בקסמכם ובקסמי השיחה המעניינית אך הלא רלוונטית , הדרך חזרה  לפגישה אפקטיבית עשויה להיות קשה ומסובכת .

ד. השגת מטרות הפגישה -        אני נוטה לחלק את ההישגים מפגישה עסקית לשתי קבוצות עיקריות :
א. הישגים מיידיים ונקודתיים – לביצוע כאן ועכשיו
ב. הישגים בפתיחת יצירת תהליכים ארוכי טווח .
ברב המקרים ,כאשר מדובר בשותף או לקוח משמעותי , ההישגים שמעניינים אותנו הם אלה שנבנים לטווח הארוך . אם אנו רוצים להכניס תוכנית חוגים לבתי-ספר , הדבר ידרוש אישורים ותקציבים שודאי יקחו לא מעט זמן . אם אנו מוכרים מיכשור רפואי דרושים אישורים של משרד הבריאות וכדו.. .
החסרון בהסכמות על תהליכים מעין זה הוא שמשך הזמן הנדרש כפוף לשינויים שונים שעשויים למוסס את ההסכמה וליצור מצב שהעניין יפול באחד משלבי התהליך במקרים רבים ההסכמה הכללית אינה מייצרת דינמיקה מספיקה לקיום קשר לא פורמלי עם הלקוח שתשמר אותנו במודעות שלו .
הפתרון – לשאוף תמיד להישגים מיידים , להסכמות הדורשות יצירת קשר של עבודה החל ממחר בבוקר, לפחות החלטה אחת שהיא לביצוע. חשוב לזכור -  עבודה משותפת  היא מנוע הקשר המשמעותי ביותר עם לקוח ,ספק או שותף עסקי. . עד לאישור תכנית החוגים אפשר לקחת קבוצה בהתנדבות , עד לאישור  התקן של המיכשור הרפואי אפשר למכור את המתכלים ,גם אם זה במחיר נמוך יחסית. הדבר החשוב הוא כי במודעות של הלקוח תהפכו ממציעים פוטנציאליים לשותפים שעובדים יחד. 
זה מה שיעשה את ההבדל עבורכם .

ה. סיכום פגישה -             בתור יוזמי הפגישה , וגם כאשר לא אבל חשוב לכם לראות את הדברים קורים , חשוב שתכתבו סיכום של הנקודות העיקריות בפגישה ותעבירו את הסיכום לצד השני הסיכום צריך להשלח על ניר רשמי שלכם בתוך יומיים ממועד הפגישה ולכלול את הנקודות העיקריות שהועלו ואת הסיכום אליו הגעתם. באם יש נק' לבחינה עתידית , רצוי לרשום אותם בצרוף הערה כי ייבחנו בהמשך . במידה וקיימות נקודות בהם עמדת הצד השני אינה ברורה לכם די צרכה ( כן ,זה יכול לקרות ) אין מניעה שתשלחו מייל או תתקשרו , תציינו כי אתם עורכים סיכום ותוודאו את עמדת הצד השני.
משלוח סיכום הפגישה , מעקב שלכם וטיפול בהתאם לסיכומים יציג אתכם באופן מקצועי בפני שותפכם לפגישה ויאפשר לכם למצות את ההחלטות הלכה למעשה.
כמובן בכפוף לכך שמתנהלים תהליכי מעקב פנימיים בתוך החברה.... אבל זה כבר למאמר אחר.   

...וכמה המלצות קטנות וחשובות לסיום

א.         תמיד מגיעים בזמן , פקקים הם לא תרוץ לאיחור , עדיף להגיע 5 דקות קודם .
ב.         איך אתם מתלבשים – בהתאם לסגנון שלכם ולמעמד, אל תתחפשו למה שאתם לא אבל בשום אופן לא : נעליים לא מצוחצחות , לא מגולחים , לק מתקלף לנשים . בקיצור – תראו מסודרים ונקיים .
ג.         מצגות על מחשב – קצרות , תכליתיות ועל המחשב שלכם ! הפרטנר שלכם לא צריך לחכות 10 דקות עד שתתארגנו או לעצב את המשרד שלו מחדש בשבילכם  .
ד.         הציגו את עצמכם . שמכם ותפקידכם. מותר ורצוי ,לפי העניין ,להוסיף פרטים רלוונטיים נוספים כמו גיל , השכלה ,נסיון קודם בקצרה וכו.. .
ה.         דבר אחרון .. וחשוב .למרות שבאתם להעביר את המסר שלכם ללקוח וחשוב להספיק לומר הכל בזמן הקצר שמוקדש לפגישה .הרבה יותר משמעותי וחשוב  לפתוח את האוזניים ולהקשיב – שם נמצאת ההצלחה האמיתית  .