דוקיומנטס

רובנו מכירים את התהליך של סריקת מסמכים. כשאתם משתמשים בסורק המסמכים הביתי אתם פשוט מניחים את המסמך על גבי הזכוכית של הסורק ולוחצים על כפתור הסריקה. כשמדובר בסורקי מסמכים מקצועיים, הסיפור כבר שונה לגמרי.

כשרוצים להקים ארכיון דיגיטלי במקום ארכיב הנייר הצפוף שבמשרד יש לבצע תכנון מוקדם על מנת שהתוצאה הסופית תהיה טובה יותר מהמצב הקיים. מעבר לארכיון דיגיטלי יכול לחסוך לעסק כסף ומשאבים רבים.

המגמה הירוקה שנכנסה לחיינו בשנים האחרונות באה לידי ביטוי בתחומים רבים. אנשים רבים מאמצים אורח חיים ירוק ושיטות עבודה אקולוגיות (הפרדת זבל, שימוש בחומרים ירוקים, תזונה אורגנית, הפסקת שימוש בשקיות ניילון ועוד). גם ארגונים עם מודעות סביבתית מקפידים על משרד ירוק ואקולוגי.

שילוב של אביזרי טכנולוגיה דיגיטליים בשרשרת ניהול המסמכים של ארגונים רבים הפך להיות סטנדרט אשר מייעל את עבודת הארגון וחוסך לו כסף וזמן. ארגונים ומוסדות מכל סוג וגודל עושים שימוש בטכנולוגיית סריקת מסמכים כחלק מפתרונות הארכיון הדיגיטלי המשולב בארגון.

אם הזדמן לכם להגיע ללשכת שירות או למכון העתקות כדי להזמין שרטוטים אדריכליים, מפות או פוסטרים. לבטח ראיתם את המכשור הגדול המתאים לצילום והדפסת מסמכים בפורמט רחב.

סריקת מסמכים והמרתם לקבצים דיגיטליים מאפשרת לכם לחסוך את עלות אחסון המסמכים בארכיוני המסמכים (או בחדרי הארגון) וליצור מערכת קלה, פשוטה, זולה ויעילה למציאת כל מסמך בלחיצת כפתור. עם חלוף השנים, כמות המסמכים שהצטברו בארגון הפכו לנטל כלכלי מכביד. אלפי הקלסרים חוסמים כל מטר פנוי במשרדי הארגון ומעלים עובש.

כן, זה הריח המוכר. הריח של המסמכים העבשים, המסמכים המצהיבים. לפי הריח מזהים שנכנסים לתוך ארכיון מסמכים. הריח המיוחד והטחוב הזה של מסמכים ישנים המאוחסנים שנים ארוכות בתוך חדרון סגור או בתוך ארכיון מסמכים. קשה לטעות בריח הזה. מיליוני מסמכים הממוקמים בתוך אלפי קלסרים עבי קרס מאכלסים מדפים צפופים וקרובים זה לזה. אם במקרה אתם צריכים לשלוף איזשהו מסמך מתוך מיליוני המסמכים המאוחסנים בארכיון, קחו בחשבון שזה לא יהיה קל ופשוט.

תוכנת זיהוי תווים אופטי, או באנגלית Optical Character Recognition (OCR) היא תוכנה המבצעת המרה של תמונה סרוקה למסמך בר עריכה במעבד תמלילים במחשב. סריקת מסמכים היא חלק אינטגרלי מהיכולת לזהות טקסט.

אם אתם רוצים ליצור בעצמכם ארכיון מסמכים משלכם, יש צורך לקחת את מסמכי הנייר ולהפוך אותם בתהליך סריקה לקבצים דיגיטליים המאוחסנים במחשב. לאחר שתצרו את הקובץ מהמסמך הסרוק אתם תוכלו לעשות איתו ככל העולה על רוחכם.

ניהול מסמכים בארגון הפך להיות נחלת הכלל. כדי ליישם ולהטמיע מערכת ניהול מסמכים, יש צורך במספר מקדימים מהלכים. אבל לפני הכול כדאי שתכירו את המושגים הבאים: שירותי סריקת מסמכים, ארכיון אלקטרוני, זיהוי טקסט, OCR עברי, משרד ללא נייר, אלה רק חלק מהמשפטים שתשמעו במהלך המעבר למשרד מודרני המבוסס על מערכת דיגיטלית של ניהול מסמכים, או בשפת העם - ארכיון דיגיטלי / ארכיון אופטי.