איך תעביר מסרים לצוות שלך?

מנהלים רבים חושבים שקשיחות תוביל אותם לצוות ממושמע. זה נכון. יחד עם זאת קשיחות כבסיס פעולה, מובילה גם לצוות חסר מוטיבציה, לצוות אשר לא שותף למטרות ולדרך ולרובוטיות בעשייה.

תקשורת היא אומנות. והעברת מסרים לצוות הינה אומנות מהחשובות ביותר הנחוצות למנהיג.

איך עושים זאת נכון?

אם תעשה מבחן קצר ל 30 הוראות/בקשות/מטלות אחרונות שהצלחת להביא לביצוען על ידי הצוות שלך תגלה מספר מאפיינים שחזרו על עצמם בכל המקרים האלה.

בוודאי תשים לב שהמסר שעבר ממך ניתן בצורה שלא מותירה מקום לספק. כלומר תקשרת בצורה בוטחת, מסר חד משמעי, לא עשית "ספיניניג" להנחיות של עצמך, והגדרת בצורה מדוייקת מה צריך להיעשות, על ידי מי, ומתי.

תקשורת שמותירה מקום לספק, הנאמרת תוך כדי הסתייגות, בחוסר החלטיות, או סתם מתן הוראה לא מדויקת דיה, בהכרח יובילו לביצועים נמוכים יותר של הצוות שלך.

הדרך המהירה לכאב ראש

במיפוי שהאברד ערך לסוגי התקשורת שמקבל מנהיג הוא גילה כי ישנם 2 סוגים עיקריים של תקשורות אותם מנהיג יכול לקבל מאנשיו.

תקשורות אשר מחלישות אותו, מורידות את האנרגיות שלו ומביאות לירידה בתפוקה, ומנגד תקשורות אשר מעצימות אותו לעבר שיאים חדשים.

דרישה להחלטה: עובד אשר שואל את המנהל שאלות כגון: "האם לפטר את איש הטלמרקטינג?", "נראה לך שכדאי שאמשיך לנסות למכור למוטי?", "איזו מפרט לשים במכרז הקרוב?" – עושה זאת במקום לקחת אחריות בעצמו, ובכך הוא מחליש את המנהל. המנהל, אשר לא מודע לכל תמונת המצב של השאלה, או שגם ככה הוא עמוס לעייפה בנתונים ובפרטים, נמצא עם תשומת לב על ענייניו, וכעת הוא צריך לקבל החלטה במקום העובד שלו – זהו מתכון וודאי לטעויות שיעשו על ידי המנהל מצד אחד, ולכאב ראש אינסופי של התעסקות בפרטי פרטים במיקרו, במקום להצעיד את העסק לעבר מאקרו טוב יותר.

תגובות לא נאותות או "לא יכול": אתה מבקש מאיש המכירות שלך להציג בפניך את המכירות של החודש האחרון והוא בתגובה עונה לך "יש הרבה תחרות בשנה האחרונה", או שבקשתך שיקבע לך פגישה עם מנכ"ל אל-על זוכה לתגובה שאינו יכול לעשות זאת היום, או שהוא עסוק במטלות אחרות שהעמסת עליו.

אילו תקשורות שמחלישות מנהל, ולא מביאות תפוקה ממשית.

חדשות רעות: אולי התקשורת הגרועה מכולן שמנהיג יכול לקבל, ובעלת פוטנציאל ההרס המירבי לתפקודו הינן חדשות רעות. חדשות רעות הינם נתונים ופיסות מידע, אשר לגביהן המנהיג נותר המום וחסר אונים. זה לא משהו שהוא יכול לטפל בו או לשפר אותו, אבל מאידך זה משהו שמפחית מכוחו.

תקשורות שמעצימות מנהיג

מנהיגים רבים שמדווחים על הצלחות והתפתחות יודעים לציין שיש נתונים וסוגי תקשורות שמאפשרים לעשות את העבודה בקלות וביעילות, כך שיוותר להם זמן לתכנון:

1. מידע
2. הצבה ופיטורין של עובדים (לאישור המנהיג מראש כאשר מדובר בסגל בכיר, ולעדכון ואישור בדיעבד כאשר מדובר בסגל זוטר)
3. עניינים פיננסיים שונים
4. אישורי קבלת התקשורות שלו על ידי העובדים – פידבק.

אפשר לראות כי את התקשורות הבעייתיות מאפיינת העובדה שהם מציבות למנהל בעיה, ואילו התקשורות המעצימות מספקות נתונים המאפשרים פעולה על ידי המנהיג במקרה הרע, או לחלופין מספקות פתרון על ידי העובד עצמו במקרה הטוב.

סיכום

אם תבחר אנשים בעלי נכונות, אנשים שמביאים לך פתרונות ולא בעיות, תקפיד על סוגי התקשורות שמגיעות אליך, כך שיגיעו אליך תקשורות מעצימות בלבד, תיתן הוראות שלא מותירות מקום לספק, ותפגין נוכחות אתית תוך שאתה משמש דוגמה טובה לאנשיך, ובאמצעות כל אלה תשקיע לפחות 25% מזמנך להתבונן קדימה לתכנון אתגרי העתיד של ארגונך – אתה בדרך הנכונה להיות הדבר הבא.