התמודדות עם פחד קהל לפני ביצוע פרזנטציה

אם יש לך פרזנטציה להציג, כדאי שתתכונן היטב. 

המדריך למציג
אי אפשר להתעלם מהעובדה המצערת שאף אחד לא נולד עם מיומנות מולדת "להופיע בפני קהל", בדיוק כמו שאף אחד לא נולד עם שיניים. המיומנות הזו נרכשת באמצעות לימוד, באמצעות תרגול ולאחר צבירת ניסיון. נכון גם כשרון טבעי יעזור. אלא שבדיוק כפי שאלוף העולם בקפיצה במוט או אלוף העולם בשח-מט מקפידים להשתמש במאמן, לא מפסיקים לתכנן אסטרטגיה וטקטיקה ולא מפסיקים להתאמן, כך גם מנהלת ומנהל שחפצים להשיג הישגים טובים מול קהל.
לרבים מאתנו, הרגע שבו מנחיתים עלינו את הבקשה או הדרישה להכין פרזנטציה ולהציגה בפני קהל – הוא רגע של חרדה ואימה. רק בודדים נולדים עם תכונות של שחקן כוכב ועם היכולת להופיע מול קהל ולשכנע. גם יחידי סגולה אלה שנולדו עם הכשרון הנדיר הזה לא מעיזים לעלות על הבמה ללא חזרות. כמו כל מיומנות אחרת, גם מיומנות תקשורתית והופעה מול קהל מחייבת חזרות ואימונים.
ומה קורה בדרך כלל כשלא לומדים, מתכננים ומתאמנים? המתח, הפחד וההתרגשות יכולים להכריע אותך, למוטט אותך. להכשיל אותך. הדופק עולה, המילים מתבלבלות, הזכרון נעלם, הזיעה שוטפת, העזרים לא עובדים, הקהל מאבד סבלנות. החמצת את ההזדמנות.
אז איך מבצעים פרזנטציה איכותית, פרזנטציה מנצחת ?
ספונטניות מתוכננת היטב
קודם כל צריך להפנים חמישה מושגי יסוד – תכנון, הכנה, הצגה, ניתוח והכנת הפרזנטציה הבאה.
תכנון: התכנון הוא סוד ההצלחה. בעזרתו שולטים שליטה מלאה בלוח הזמנים, במקצב וקצב ההצגה, בקהל ובעזרים הטכניים. גם הנואמים הטובים ביותר מתכננים כל בדיחה וכל מחווה מראש, גם אם זה נראה ממש ספונטני.
הכנה: הכנה טובה כוללת את כל העזרים: המצגת, הכלים והמסמכים.
הצגה: ההצגה חייב להיעשות על פי התכנון ללא שינויים של הרגע האחרון וללא טעויות.
ניתוח: לאחר ההצגה כדאי לנתח את ההצגה כדי להכין את הפרזנטציה הבאה. חשבת שגמרת עם זה? אז זהו שלא.
הפרזנציה הבאה: כדאי לפתור את כל הבעיות שנתקלת בהן בפרזנטציה הזאת לקראת הפרזנטציה הבאה. כל תקלה ניתן לתקן לקראת הפעם הבאה, אם רק תעבוד על זה קודם.
תכנון 
חשוב להגדיר באופן ברור מה המטרה שאותה רוצים להשיג – להרשים, למכור, ליידע, אולי משהו אחר? ככל שהמטרה תהיה לך ברורה יותר כך יהיה לך יותר קל לחתור ליישומה.

הגדר מי הקהל שלך ומי בקהל מקבל את ההחלטה לגבי הפרזנטציה.
כדאי לתכנן מראש איזה חלק מהחומר תעביר בדיבור, מה תציג בהקרנה או בפלקטים על קיר ומה תמסור במסמכים.
קצב ותזמון. כדאי להתייחס לתזמון שבו תערוך את הפרזנטציה. למשל, כשמציגים פרזנטציה לאחר ארוחת הצהרים, צריך לקחת בחשבון שהקהל עייף וצריך לייצר לו הרבה גירויים.
חלוקת הזמן. יש להחליט מראש כמה זמן מדברים וכמה זמן עונים על שאלות.
הכנה
חובה להכין את הטקסט מראש, לדעת טוב מאוד מה אתה הולך להגיד. כדאי להחליט על מושגים בהם תשתמש, בהתאם לקהל ולעולם המושגים שלו. כך למשל, לא לדבר בסלנג צעיר בפני קהל מבוגר או לא להכניס מילים ארוכות בלועזית בפני קהל צעיר מדי.
גרפיקה כמובן שצריך להכין מראש: תמונות שתשתמשי בהן, מצגת פאואר פוינט או כל גרפיקה אחרת.
מסמכים חשוב להכין את מראש ובצורה מסודרת הכן את אמצעי התצוגה – מחשב נייד, כבלים, לוח, טושים.
מידע מפורט על המשתתפים: אתה צריך לדעת מי הקהל שלך – פנסיונרים, אנשי היי טק, סטודנטים, עולים חדשים. 
הצגה 
סיור מוקדם. כדאי ללכת למקום ההצגה יום קודם או להגיע כחצי שעה קודם, לבדוק את השקעים, את השולחן ואת המקום שבו תעמוד. הפתעות לא רצויות לפני פרזנטציה וכדאי לדעת הכל קודם ולהתכונן לכל מצב.
חזרה גנראלית. מאוד כדאי לעשות חזרה מול חבר, שותף או מראה עם כל האמצעים. לבדוק שהכל עובד, שאתה לא טועה בחלוקת הזמנים או בטקסט, שאתה לא מתבלבל בהיגוי נכון של מותגים או בשמות מסובכים.
תדרוך אוהדים. לא מזיק לדבר עם כמה אנשי שלומך שיעזרו לקהל לקבל את הרושם שאתה רוצה ליצור. כמו לצחוק, לשאול שאלות או להנהן עם הראש.
הושבת המשתתפים. חשוב לדעת איפה כל אחד יושב בקהל. רצוי גם שהאיש החשוב ביותר ישב מולך כדי שתוכל ליצור איתו קשר עין טוב וגם כדי שהוא יוכל להתרשם ממך ומהופעתך וכך לא לאבד עניין. 
הקדמה
חשוב להסביר לקהל על מה את הולך לדבר וכמה זמן זה ייקח .לדוגמה: הפרזנטציה שלי תימשך 15 דקות, מהן ארבע דקות נצפה בסרט, שש דקות אני אדבר ואת הזמן הנותר אקדיש לשאלות. הדבר חשוב כדי לקבל את כל תשומת הלב וכדי שלא יאיצו בך.
הופעה 
חשוב שההופעה החיצונית תתאים למסר שאתה רוצה להעביר. צריך לבדוק קודם מה המטרה של הפרזנטציה, האם אני רוצה להראות כמו מישהו בוגר, רציני שיכול להיות מנהל, ואז אני צריך להתלבש בצורה סולידית ומאופקת. או טרנדית ומעודכנת, ואז כדאי ללבוש מותגים או בגדים מתוחכמים יותר.

ההופעה מורכבת לא רק מבגדים אלא גם מסמלי סטטוס והרבה פרטים קטנים. למשל, התיק שאתה מביא איתך, וחפצים שמציצים ממנו – עיתון ספורט או מגזין דה מרקר. כל הדברים הללו מעידים עלייך לא מעט וכדאי לשים אליהם לב כדי ליצור את הרושם הרצוי. גם סממנים של הצלחה עוזרים (שעון יוקרתי למשל), משום שהם מעידים על הצלחה.

שפת גוף
מחקרים הראו שחשוב יותר איך אנחנו מדברים ממה אנחנו אומרים. כך למשל הרבה פעמים אנחנו זוכרים פרצופים של אנשים אבל לא את השמות שלהם, או את הדרך למקום מסוים אבל לא את שם הרחוב. ברוב המקרים, הבעיה היא כשנוצר פער בין מה שאנחנו אומרים למה שהגוף משדר, במקרה כזה, הצופה מאמין למה שהגוף משדר. 
לכן כדאי לזכור: ידיים הם כלי עבודה ולא כלי נשק, לא לנפנף בהם בפראות. לעמוד במקום מואר תמיד, לא בחושך ולדאוג שהרקע מאחורייך לא ייבלע אותך (אם יש מאחוריך חלון עם התרחשות מעניינת, זה עלול להסיט את תשומת הלב ממך).לא רצוי לשחק עם העט/טוש אלא להניח אותו בצד בזמן שלא עושים בו שימוש.
רצוי להציג את הפרזנטציה בעמידה ולא בישיבה, וכל הזמן ליצור קשר עין עם הקהל ובעיקר עם מי שחשוב לנו מהקהל. 

ההתרגשות
ומה עושים עם ההתרגשות? פשוט מאוד – תכנון, תכנון ותכנון. אימון, אימון ואימון. אף אחד לא נולד פרפורמר, כולם מתכננים ועושים חזרות. 

הפרזנטציה הבאה
מיד כשמסיימים את ההצגה, ממש בהזדמנות הראשונה, עוצרים. לוקחים דף ורושמים את ההישגים והאתגרים. מה עבד – כדי לחזק ולהתמיד.
מה השתבש – כיצד לתקן. ממה להימנע ואיך לעקוף מכשולים.
ועוד………………..

אבינעם הדס, מאמן אישי למנהלים בנושא תקשורת, התגברות על פחד קהל, פרזנטציה מנצחת והכנה להופעה בטלוויזיה וברדיו.
בעל חברת ICU אימון תקשורת למנהלים