ניהול זמן אפקטיבי

ניהול זמן אפקטיבי

מאת דן אייגלס, M.Sc., FIBC – יועץ ארגוני מערכתי

אמרה ידועה גורסת שזמן הוא כסף. מידת האמת שבאמירה זו חלקית. הרי כסף ניתן לצבירה ואילו זמן לא. הכסף לא היה מעולם בחינם, אבל הזמן (הגולמי) תמיד היה ונשאר בחינם.  לכל אחד מאתנו יש בחינם את כל זמן חייו אבל איש מאיתנו אינו יכול לצבור זמן זה. מה שניתן לעשות זה לנצל את הזמן לעשיית כסף וגם ניתן לנצל כסף לפינוי זמן. בשורה התחתונה השאלה היא מה אנחנו עושים בזמן שניתן לנו במתנה. זו תמצית המושג "ניהול זמן".

בניהול הזמן אפשר להבחין בשני ממדים עיקריים: האחד הוא מימד חלוקת הזמן בין המטרות השונות והשני הוא אופן שילוב פרקי הזמן שמוקצים להשגת המטרות. זמנו של אדם מתחלק בין ארבעה פלחים: עבודה, משפחה, חברה/קהילה, עצמי.  חלוקה זו היא די גסה והיא תלויה בהעדפות של כל אחד מאיתנו. במובנים מסוימים ישנה חפיפה בין קטעי הזמן המוצקים והגבול די מטושטש. למשל אדם שעובר השתלמות יכול לשאול עצמו האם הזמן המוקצה לאותה השתלמות הוא זמן עבודה או זמן עצמי. או, אדם המשתתף עם משפחתו באירוע חברתי עם חבריו לעבודה יכול לשאול האם זה זמן עבודה, או זמן חברה, או זמן משפחה. בנקודה זו אפשר לפתוח וויכוח, אם לא מחקר מקיף, שספק אם יוביל למסקנות חד-משמעיות. למען האמת, למסקנות בסוגיה זו יש משקל משני לחלוטין, אם בכלל. אז מה בכל זאת חשוב? מה שחשבו הוא להבין את אופן הקצאת הזמן ואת המניעים להקצאה זו. חשוב גם לשלוט בהקצאת הזמן עד כמה שרק ניתן. את ההבנה משיגים בעצם העלאת הסוגיה הזו לדיון. את אופן הקצאת הזמן והשליטה בה ניתן להשיג ע"י תכנון חלוקת הזמן ובקרתה. במילים פשוטות, על אדם לתכנן מראש את סדר העדיפויות שלו ואת הקצאת זמנו, להיצמד לאותה הקצאה ככל שהוא רק יכול ולנסות לתקן סטיות מן ההקצאה במידת האפשר.

ישנם מקרים מעטים מאד בהם לאדם ממש אין אפשרות לשלוט בזמנו. אולי זה מפתיע, אך גם את הבלתי צפוי ניתן לתכנן חלקית. למשל, בתחום השירותים, לנותן השירות לעולם לא יהא מידע כמה זמן בדיוק הוא יצטרך להקדיש לכל קטע שירות בודד מול לקוח מסוים. אבל ישנה תורה שלמה ששמה תורת התורים שמאפשרת לנותן השירות לחשב את מספר מקרי השירות בהם הוא יכול לטפל בפרק זמן נתון ואת גודל תור הממתינים לשירות. ניצול הזמן ושאר המשאבים במקרה של נתינת שירות אינו יכול לעלות על 80% מהפוטנציאל הקיים. ההסבר לכך חורג מגבולות מאמר זה, אבל, כמו שנאמר, זו עובדה מוכחת. לכן, אם אתה נותן שירות, תנסה לתכנן את ניצול הזמן שהנך מקדיש לכך לכ-75% מהזמן המוקצה. אם תנסה לעבור רמה זו, תאבד לקוחות ולא באשמתך אם כי באחריותך. אם אתה עוסק בייצור, אז ככל הנראה שתוכל להגיע לרמות ניצול הזמן המתוכנן של 95% ויותר ובתנאי שהנך מייצר סדרות מוצרים גדולות החוזרות על עצמן, מה שיאפשר לך לקבוע זמני תקן. ייצור סדרתי הוא שונה בתכלית השוני ממתן שירות. ראוי לשים לב שכללים אלה חלים עליך ועל כל עובד בארגון שלך שעיסוקו הנו צוואר בקבוק (עיסוק שמגביל את הקצב הכולל בקו הייצור).

יש תחומים שכדאי לשים לב אליהם במיוחד מבחינת תכנון הזמן וניצולו. למשל כדאי לבחון את מפת עיתוי הדיונים בארגון. במקרים רבים ישנם דיונים קבועים מבחינת הרכב המשתתפים ורמות התפקיד שלהם. את הדיונים האלה יש לתכנן מראש על בסיס שנתי כך שלא יתנגשו ביניהם. לדוגמה דיוני ראשי צוותי ייצור עם עובדיהם כדאי שיתקיימו ממש באותם ימים ושעות. דיוני קבוצות מקצועיות מעורבות דווקא כדאי לנהל באופן מדורג כך שאם בעל תפקיד מסוים צריך להשתתף ביותר מדיון אחד הוא יוכל לעשות זאת. אם נדרש לשתף בדיונים מי שמקיים קשר בזמן אמת עם גורמי חוץ, יש לתכננם כך שהקשר עם גורמי החוץ לא ייפגע. למיותר לציין שמלבד עיתוי הדיונים יש לתכנן את תוכנם  באופן הולם ויעיל – מה שימנע חוסר מיקוד, אי-בהירות בעצם מטרת או נושא הדיון והתפוקות המוצפות ממנו. דיון עבודה אינו מפגש חברתי אלא פורום לשיתוף במידע, ליבון נושאים וקבלת החלטות.

חשוב מאד, בעיקר למנהלים, להקצות לעצמם זמן חשיבה. רבים חושבים שרק אדם משועמם או שסובל מחוסר תעסוקה של ממש או אולי חסר יכולת להחליט יסתגר בחדר לבדו ויתחיל להגות בדבר זה או אחר. זו טעות! תהליך מסוג זה אינו בזבוז. הוא עשוי אף להיות "רווח נקי" למי שמקדיש, למשל ארבע שעות בשבוע, כדי להתלבט עם עצמו בסוגיה מסוימת, לקרוא, לשרטט טבלאות ותרשימים שיעזרו לו להבין לעומק דברים, או לזהות שאלות ובעיות שמצריכות פתרון. בסופו של דבר, בדרך זו ניתן להקטין חוסר יעילות ומשמעות הדבר חסכון שיכול להגיע לכדי מאות ואלפי שעות עבודה שלו ושל אחרים. לא פחות חשוב הוא להקצות זמן להשתלמויות ולימודים ולתכננם מראש. מנהל או עובד שמקדיש להרחבת ידיעותיו ושיפור מיומנויותיו מחזיר את הזמן המושקע בכך בריבית דריבית. אם הזכרנו "השקעה" ו"ריבית" הרי שמעניין לראות שכל מנהל עסקים מבין את משמעותן כשבכספים עסקינן אבל מעטים אלה שחושבים במונחים אלה כשמדובר בזמן. למען האמת, הסיכון בהשקעה הכספית בדרך כלל גבוה מהסיכון בהשקעת זמן ושיעור הריבית שניתן לקבל בגין סכום כסף נמוך בהרבה מהתשואה שניתן להפיק בעקבות השקעת זמן.

גם לנושא המנוחה וההרפיה יש חשיבות גדולה מאד וכמובן כדי לאפשר אותן נדרש להקצות זמן. צריך לזכור שהאמרה "מה שלא הולך בכוח ילך בעוד יותר כוח" היא שגויה ולפעמים הרת אסון. לפעמים ישיבה מורטת עצבים ועיסוק אובססיבי של עשר שעות רצופות בסוגיה מסוימת מניב תוצאות נחותות לעומת מה שניתן להשיג ע"י נטילת פסק זמן לטובת צפייה בסרט ודחיית הטיפול למחרת היום. למה אפשר להבין שכשמנוע של מכונית חם מדי היכולות שלו פוחתות ואי-אפשר להבין שאדם מרוט עצבים ומתוח מתפקד פחות טוב מאדם נינוח? כשמנוע חם מדי, עושים לצינונו וכך גם לגבי אדם. יתירה מכך, להבדיל ממנוע, מאדם נדרשת יצירתיות וחשיבה מקורית – ואת אלה לא ניתן להשיג לא בכוח ולא ביותר כוח. אבל צריך להבין שכדי לדחות דבר מה ל"מחר" מבלי שייגרם נזק יש תנאי: "מחר" לא יהא מאוחר מדי – מה שמחזיר אותנו לסוגיית התכנון והבקרה על הזמן וניצולו.

כשם שלא ניתן להשיג ביותר כוח את מה שאי-אפשר להשיג בכוח כך גם אי-אפשר לעשות חיסכון בכל מחיר. הכוונה לכך שלפעמים דרושים ידע ומיומנויות שחסרים בארגון. מפקד חיל האוויר לשעבר האלוף (מיל') עזר וויצמן אמר פעם שאפשר להפוך כל אדם נורמאלי ובריא לטייס, זו רק שאלה של זמן ומחיר. על משקל זה, הארגון יכול להשיג בעצמו את כל סוגי המומחיות הדרושות לו – השאלה היא כמה זמן זה יצריך וכמה זה יעלה למפעל.  בכל מקרה שסוג של מומחיות נדרשת לסירוגין ובמינון קטן אך מרוכז, לא כדאי לעסק לנסות להשיגה בכוחות עצמו אלא כדאי להיעזר בגורם חוץ. נכון, יש לכך עלות כספית רק שהחלופה תעלה הרבה יותר כסף ותמיד תגזול מן הזמן שהעסק ואנשיו קיבלו בחינם ובמתנה – אך, כאמור, מה שבא בקלות גם הולך בקלות ובמקרה של הזמן לא רק שהוא הולך בקלות, הוא גם לא ניתן לצבירה (זוכרים?).

למי שכל האמור לעיל נראה תיאורטיות או אומר "כן, אבל…"  מוצע תרגיל פשוט ומשכנע. מומלץ להכין טבלה ובמשך חודש לרשום בה מדי יום כל פעולה, את מקומה ואת משכה. בסוף כל יום כדאי לרשום על-יד כל פעולה מה היה בה לא מספיק יעיל או לא מספיק מתוכנן ולמה. אחרי חודש מרכזים את הנתונים (מומלץ לא לפני שינה וכשכד מי שתייה קרים נמצא בהישג יד). קרוב לוודאי שהתסכול והרוגז יהיו גדולים כשיתגלה כמה זמן מתנה פשוט נזרק לפח וכמה שעות שבוזבזו ב"עבודת סתם" יכלו להיות מופנות לעשיית רווח או למשפחה, לבילוי חברתי או לנפש. התחושה דומה לזו של אדם שמגלה שבכיסו ובתיקו חורים גדולים דרכם דולפים שטרות כסף שלא ניתן להשיבם… אגב, עבור מי שיתנסה בתהליך המוצע  יהיה זה תרגיל טוב גם בסוגיה של לשבת עם עצמו ולהתלבט כדי שיוכל לשפר. תנסו ותראו שזה גם עובד וגם משתלם. המנהלים שביניכם יכולים להדריך את העובדים לבצע בעצמם את אותו תרגיל רישום, ניתוח וניול הזמן שלהם. נכון, תהליך זה ידרוש זמן (ויעלה גם כסף) אך בסופו של דבר יוכיח עצמו ככדאי. אז בבקשה, תתכננו את המהלך הזה בהתאם ותצאו מכך נשכרים. בהצלחה!